Kontorsflytt Stockholm – flytta företaget utan driftstopp

Så planeras en kontorsflytt steg för steg

Arbetet börjar med platsbesök på båda adresserna, inventering av möbler, arbetsplatser och serverrum samt en riskanalys av hissar, lastkajer och tillträdestider. Därefter tas en tidsplan fram med ansvarsfördelning, märkningssystem och en checklista per avdelning. Flytten genomförs oftast fredag kväll till söndag.

1. Platsbesök och inventering
2. Tidsplan med ansvarig per avdelning
3. Märkning per arbetsplats och rum
4. Genomförande utanför kontorstid
5. Avstämning och justering första arbetsdagen

IT, servrar och känslig utrustning

Datorer, skärmar och dockningsstationer packas per arbetsplats i märkta lådor så att varje medarbetare får tillbaka exakt sin utrustning. Servrar, nätverk och telefoni kräver samordning med er IT-partner om ned- och uppkoppling. Boka tid för test av nätverk innan personalen kommer tillbaka.

Arkiv, sekretess och GDPR

Personalakter, avtal och patientdata kräver spårbar hantering. Använd förseglade arkivkartonger med löpnummer och en ansvarig mottagare på nya adressen. Dokumentera vilka lådor som transporteras och av vem. Material som ska gallras bör destrueras säkert i stället för att följa med flytten.

Möbler, montering och avveckling

Skrivbord, höj- och sänkbara stativ, konferensbord och förvaring demonteras och monteras av flyttteamet. Möbler som inte ska med kan säljas vidare, skänkas eller återvinnas. Planera avvecklingen tidigt – att bli av med 60 gamla stolar tar längre tid än man tror.

• Demontering och montering av kontorsmöbler
• Uppmärkning enligt ny planlösning
• Återvinning och second hand av överblivet
• Magasinering av möbler mellan lokaler

Vad kostar en kontorsflytt i Stockholm?

Företagsflytt prissätts nästan alltid som fast pris efter platsbesök, eftersom volym och komplexitet varierar kraftigt. Underlaget är antal arbetsplatser, mängden arkiv och förvaring, tillgänglighet vid lastkaj och hiss samt om arbetet sker på kvällstid eller helg.

• Riktvärde per arbetsplats vid enkel flytt inom stan
• Tillägg för kvälls- och helgarbete
• Tillägg för serverrum och specialutrustning
• Magasinering vid glapp mellan lokalerna

RUT gäller inte för företag

RUT-avdraget är personligt och kan inte användas av juridiska personer. Kostnaden för en kontorsflytt hanteras i stället som en driftkostnad i bokföringen, och momsen är normalt avdragsgill för momsregistrerade verksamheter. Stäm av redovisningen med er revisor.

Tidsplan: när ska ni börja?

Börja 6–8 veckor före flyttdagen för ett kontor upp till 50 arbetsplatser. Större verksamheter och lokaler med serverrum bör starta 3–4 månader före. Bokning av hiss, lastkaj och tillträdestider i Stockholms cityfastigheter behöver ofta göras flera veckor i förväg.

Checklista för ansvarig projektledare

En tydlig ansvarsfördelning är skillnaden mellan en lugn flytt och kaos på måndagsmorgonen. Utse en kontaktperson per avdelning, kommunicera tidsplanen tidigt och se till att alla packar sitt eget skrivbord senast dagen före.

• Säg upp gamla avtal: el, bredband, larm och städ
• Ändra adress hos Bolagsverket, bank och kunder
• Beställ skyltar, passerkort och nycklar
• Boka städning av gamla lokalen
• Informera personal och kunder i god tid