Tidslinje: 12 veckor före till 2 veckor efter
En kontorsflytt utan avbrott kräver strukturerad planering. **12 veckor före:** utse projektledare internt, boka flyttfirma, säg upp gammalt kontrakt. **8 veckor:** rita arbetsstationsplan (var sitter varje person, var står skrivare, kaffemaskin, mötesrum), beställ ny nätverksdragning och fiber. **6 veckor:** kommunicera flytten till personal, kunder och leverantörer, uppdatera adressen på hemsida, Google Business Profile och Bolagsverket. **4 veckor:** beställ märketiketter, packlådor och skrivbordspåsar. **2 veckor:** IT-inventering, backup av alla lokala filer, mätning av nya kontorets styrka på Wi-Fi. **Flyttveckan:** packning fredag, transport lördag, uppackning söndag, IT-test söndag kväll. **Måndag:** ordinarie arbetsdag. **1 vecka efter:** kalibrering – korrigera möblering, felsök glömda kablar. **2 veckor efter:** utvärdering med personal, retur av gamla nycklar.
IT-checklistan är den viktigaste
Åtta av tio kontorsflyttar som misslyckas gör det på IT-sidan. Skapa en detaljerad IT-plan minst 6 veckor före. Beställ ny fiber (leveranstid 4–8 veckor från Telia/IP-Only), boka in nätverkstekniker för dragning av CAT6a till varje arbetsplats, konfigurera nya switchar och Wi-Fi-accesspunkter enligt kontorsplan. Backup ALLA lokala servrar och NAS före nedmontering. Fotografera baksidan på varje server och switch innan kablar dras ut – dokumentation sparar 4 timmars felsökning per rack. Testa allt söndag kväll: koppla in tre representativa arbetsstationer, skriv ut en testsida på varje skrivare, ring in på företagets huvudnummer, kolla att VPN funkar hemifrån. Utan test på söndagen upptäcker ni felen först måndag 09:00 – när alla väntar.
Arbetsstationsplan och märkning
Alla möbler, kartonger och skärmar ska märkas med både NAMN + ARBETSPLATS-ID (t.ex. 'Anna Bergström / A-14'). Rita en enkel karta över nya kontoret där varje arbetsplats har ett ID, dela ut till flyttarna på plats. Varje anställd får 3 kartonger + skrivbordspåse att packa själv (personliga saker, kablar, hörlurar, skrivbordsprydnader). Skärmar och tangentbord packas per skrivbord i separata påsar – ingenting samlas i högar 'för att sortera efteråt'. Detta är den enskilt viktigaste tidbesparingen: en genomsnittlig 25-personers kontorsflytt sparar 6–10 timmars sortering söndag kväll om märkningen är rätt från början.
Så kommunicerar du med personalen
Personalen är den mest underskattade riskfaktorn. Skicka ett internt mail 6 veckor före med datum, ny adress, ny pendlingstid, vad de själva ska packa och vad flyttfirman gör. En vecka före: skicka detaljerad karta med T-banestation, cykelparkering och entrékod. Fredagen före flytten: instruktion att lämna skärmar, docka och stol – ta med sig personliga saker, laptop och hörlurar hem. Måndag morgon: någon möter upp vid entrén 07:30–09:00 med kaffe och pekar ut arbetsplatser. Utan denna kommunikationsplan kommer 30 % av personalen fredagseftermiddagen och stör packningen.
Kostnad och prisexempel för kontorsflytt
Priset beräknas per arbetsplats: **10 arbetsplatser inom Stockholm:** 12 000–22 000 kr (1 200–2 200 kr/plats). **25 arbetsplatser:** 22 000–48 000 kr (900–1 900 kr/plats). **50 arbetsplatser:** 40 000–85 000 kr (800–1 700 kr/plats). Priset inkluderar bil, personal, montering/demontering av möbler och basförsäkring, men INTE IT-installation, elektriker eller ny nätverksdragning. Boka helgflytt i god tid – helgpremie är 500–1 000 kr/timme men eliminerar produktionsstopp helt. Företag har inte RUT-avdrag men får full momsavdragsrätt (25 %) på flyttfakturan. Läs [så väljer du rätt flyttfirma](/guider/valj-flyttfirma) för att undvika underleverantörer utan referenser på företagsflytt.
Om Erik Lindqvist
Grundare & flyttledare · 18 års erfarenhet
Erik grundade Flexflytt AB 2018 efter tio år som platschef på en av Stockholms största flyttfirmor. Han har personligen lett fler än 2 500 flyttar i Storstockholm och är teamets expert på logistik i innerstan, tunga lyft och kontorsflytt.
Läs mer om Erik →